ENTREGA DE BIENES /POD

En el post de hoy vamos a hacer mención a otro de los puntos clave que deben figurar en nuestra Política de Crédito. Nos referimos a la necesidad de elaborar un sistema de archivo de comprobantes de entrega de mercancía, también conocidos por sus siglas en inglés , POD (Proof of Delivery).

Afortunadamente, los últimos avances tecnológicos han ayudado enormemente a llevar un mayor control y trazabilidad a la hora de acreditar la entrega de los bienes solicitados por nuestros clientes/consumidores.

Aunque pueda parecer lo contrario, esta problemática se da con bastante frecuencia a la hora de reclamar nuestras facturas, especialmente en sectores con una alta rotación de personal, donde el Dpto de Cuentas a Pagar (Accounts Payable) no está coordinada con las personas que realizan y reciben los pedidos . Un muy buen ejemplo de ello son las cadenas de clínicas dentales con varios franquiciados.

Nuestra recomendación aquí es muy simple a la vez que efectiva: Incorporar a nuestro procedimiento de cierre de mes (Month End Procedure) la descarga y posterior archivo de todos los comprobantes de entrega que se han realizado durante al mes. La gran mayoría de los operadores logísticos conservan durante un periodo de tiempo limitado en la nube los comprobantes (normalmente entre 6 y 12 meses) lo cual puede dificultarnos enormemente la vida a la hora de reclamar los saldos impagados de nuestros clientes. ¡No os podéis imaginar la cantidad de provisiones de dudoso cobro (Bad Debt)/Incobrables (Write off) que las empresas tienen que hacer cada año por no haber podido acreditar de forma fehaciente la entrega del producto! Al mismo tiempo, esto supone una puerta de entrada a la comisión de delitos económicos como pudimos comprobar recientemente con la sentencia del caso Pescanova

Como veis es algo muy sencillo que no supone coste alguno para la empresa y nos ahorrará muchos disgustos.