EL PROCESO DE RECOBRO (COLLECTIONS & DUNNING) (II)

EL PROCESO DE RECOBRO (COLLECTIONS & DUNNING) (II)

Independientemente del contexto en el que nos encontremos, el procedimiento de Collections no resulta complicado en si mismo. El método empleado variará en función de muchos factores, pero este debe caracterizarse por su consistencia y persistencia.

Nosotros recomendamos como norma general enviar el primer requerimiento de pago, aproximadamente dos semanas después de la fecha de vencimiento de la factura/cuota y continuar con la secuencia de dunning en intervalos de dos semanas.

El número de requerimientos dependerá del volumen de la transacción, pero debemos tener muy en cuenta que, si nos encontramos ante el primer impagado de una cuenta, debemos actuar inmediatamente, independientemente del historial de pagos que tengamos con ese cliente/consumidor.

El principal objetivo de nuestras dunning letters no es otro que INDUCIR al pago de la deuda por parte de nuestro cliente/consumidor. Las cartas deberían estar programadas en este caso para que les lleguen a nuestros deudores en la semana en la que se espera el cobro de sus nóminas/pago de impuestos.

Es muy importante aquí que las cartas tengan una apariencia y contenido lo más personalizados posible, y que hayan sido preparadas para nuestro cliente/consumidor. Si enviamos cartas “anónimas”, sin firma o con un formato poco “atractivo” corremos un gran riesgo de que estas acaben en la papelera de nuestro cliente, en su bandeja de Spam e ¡ incluso reportadas como “Phising”!

Resumiendo, de una manera muy sencilla: ¡Una carta al cliente debe ser una carta al cliente!

Especialmente importante aquí es mantener la COHERENCIA y tener todo nuestro procedimiento bien montado antes de llevar las acciones de recobro. Si, por ejemplo, le comunicamos a nuestro deudor nuestra de interrumpir el suministro a crédito de nuestros productos/servicios y no lo hacemos una vez transcurrido el plazo que le hayamos comunicado en nuestra carta, tened la seguridad de que nuestro cliente no nos tomará en serio y nuestros esfuerzos habrán sido en vano. Si algo hemos aprendido durante estos años es que ¡el moroso siempre elige a quien le debe dinero!