EL PAPEL DE LA FACTURA EN LA GESTIÓN DE COBRO
La factura es de alguna manera el primer requerimiento de pago que le hacemos a nuestro cliente. Resulta difícil pensar en cualquier otro documento relacionado con la venta de productos/servicios que tenga mayor importancia en la operación.
Consideramos que el Credit Manager debería tener voz y voto a la hora de decidir sobre el diseño y contenido del documento, aunque la realidad es diferente y muchos tienen que comulgar con ruedas de molino.
Un excelente ejercicio que recomendamos siempre consiste en seleccionar algunas facturas que recibimos de nuestros proveedores. ¿Cuáles son los criterios que os han llevado a decidir que facturas son las más adecuadas para vuestra empresa? Os damos a continuación algunas pistas para que nuestras facturas sean tan buenas como las de nuestros proveedores son las siguientes:
- Asegurarnos de que tenemos un documento simple y efectivo.
- Que aparezca tanto nuestro nº de pedido como el del cliente (PO)
- Mostrar de manera clara la fecha del documento, las referencias y los totales.
- Tener un buen diseño donde se describan claramente los productos/servicios suministrados y no solamente una retahíla de números y códigos que si bien nos pueden ayudar a nosotros pueden suponer un autentico misterio (por no decir otra cosa) para nuestros clientes que os podemos asegurar que no dudarán ni un solo momento en paralizar el pago e incluso devolver la factura hasta que nadie les ayude a descifrar el jeroglífico.
- Mostrar la forma de envío, incluyendo a ser posible los INCOTERMS.
- Suprimir todos aquellos datos irrelevantes tales como referencias a posibles promociones comerciales.
- Mostrar de manera clara e inequívoca la fecha de vencimiento, el Plazo de Crédito (Pago) y método de pago.
- Incluir tanto nuestros datos fiscales como los de nuestros clientes de manera correcta.
Tened en cuenta que nada, absolutamente nada, sucederá en términos de pago hasta que la factura no haya llegado al Dpto. de Cuentas a Pagar de nuestro cliente quien será el encargado de validar el documento.
Por ello es importante revisar el proceso de facturación frecuentemente a efectos de identificar posibles oportunidades de mejora de este.
Nuestra credibilidad a la hora de conseguir el cobro de nuestras facturas se verá incrementada si tenemos un proceso de facturación ágil, robusto y eficiente.