CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE SISTEMAS DE REPORTING EN CREDIT MANAGEMENT

Uno de los aspectos más vitales de cualquier sistema de reporting relacionado con nuestro credit management es la habilidad para mantener un esquema de registro de datos amplio.

Básicamente estos son los campos básicos que cualquier sistema que tengamos debería reunir:

• Nombre (y código) de cliente.
• Dirección completa
• Teléfono
• Personas de contacto
• E-mail.
• Ageing Balance (Con posibilidad de modificar los intervalos)
• Número de partidas abiertas en la cuenta.
• Límite de Crédito
• Estado de cuenta referente al bloqueo de la misma.
• Nombre del Credit Controller/Manager encargado de la cuenta.
• Nombre del comercial y/o el territorio asignado a la cuenta.
• Fecha, importe y método utilizados en el último pago.
• Ventas acumuladas en el período actual y en el año en curso.

Todos los campos anteriormente mencionados deberían estar disponibles y actualizados en tiempo real cuando se modifican.

Si quisiésemos profundizar sobre cualquier aspecto relacionado con la cuenta, n nos debería costar más de tres clics de ratón hacerlo.

Aquí queremos hablar de un campo que no todos los sistemas tienen en cuenta y que no es otro que el nº de pedido del cliente (P.O number) extremadamente útil a la hora de tratar con grandes empresas en las que solo te puedes relacionar en “su idioma”.

En el caso de tener clientes de exportación sería muy aconsejable además que pudiésemos ser capaces de ver el importe de las facturas tanto en nuestra divisa como aquella en la que el cliente nos vaya a pagar para tener en cuenta posibles fluctuaciones del tipo de cambio.

Otro campo que algunos sistemas ofrecen es el de poder codificar las facturas que presenten una incidencia para poder evitar de este modo situaciones embarazosas que pueden enfadar mucho a nuestro cliente en caso de que su reclamación no haya sido resuelta.

Otra característica muy muy importante que deberíamos tener en cuenta es la posibilidad de “volver atrás” en el tiempo para obtener la “foto” del estado de cuenta de nuestro cliente para poder seguir la evolución de esta y poder de este modo corregir cualquier error de contabilidad que hubiera podido producirse (p.ej. hay varias facturas del mismo importe y el pago se aplica contra las que no son)

Por supuesto aquí debemos incluir además la posibilidad de poder tener nuestro propio “bloc de notas” para cada cuenta donde se registren de manera breve todas las acciones realizadas relacionadas con el (re)cobro de nuestra deuda.

Por último queremos hacer mención a una característica que algunos sistemas vienen incorporando que si bien no nos ayudará a acabar con los Bad Debts nos ayudará enormemente a tratar de minimizar el impacto de las mismas que no es otra que la posibilidad de poder seguir el retraso existente entre la fecha de vencimiento y la de pago de nuestras facturas para poder detectar posibles señales de alarma cumpliendo de este modo con el principal objetivo del Credit Manager  que no es otro que maximizar nuestras ventas al mismo tiempo que minimizamos nuestros riesgos. 😉