LA POLÍTICA DE CRÉDITO (CREDIT POLICY): INTRODUCCIÓN
Aunque pueda parecer en un principio lo contrario, nuestro posicionamiento de mercado a la hora de confeccionar una Política de Crédito para una empresa que opera en el sector minorista (retail) no se diferencia mucho del de una gran multinacional a la hora de optimizar nuestro Working Capital.
A pesar de las actuales circunstancias, en los últimos veinte años las agencias de rating crediticio han adoptado una estrategia cada vez más practica (mejor dicho, agresiva) a la hora de captar clientes quienes, en este caso concreto, somos cada uno de nosotros, o, dicho de otra manera, los consumidores.
Ahora más que nunca los consumidores somos conscientes de nuestros derechos (sin embargo, ese nivel de consciencia todavía no lo hemos alcanzado con nuestras obligaciones). Es por ello por lo que resulta de vital importancia que, a la hora de decidir conceder crédito a un consumidor, este proceso se lleve a cabo de una manera responsable, comunicando de una manera simple, clara y precisa, las implicaciones, derechos y obligaciones de aquel sujeto al que se le concede el crédito.
Es muy importante a la hora de implementar una Política de Crédito que todos los departamentos implicados en el proceso “Order to Cash” conozcan tanto las diferentes opciones de Crédito que estamos dispuestos a conceder como los diferentes (sub) procedimientos involucrados en el mismo. Aquí se incluyen, además del financiero, los siguientes departamentos:
- Comercial/Ventas/Marketing.
- Atención al Cliente/Customer Service/Customer Care.
- Logística/Supply Chain/Instalaciones. Resulta sorprendente apreciar como la mayoría de las organizaciones dejan fuera de este proceso a este departamento a pesar de ser, en la mayoría de las ocasiones, el principal punto de contacto con el cliente/consumidor.
Aunque pueda parecer obvio en primera instancia, queremos resaltar el hecho de que todos aquellos procedimientos incluidos en nuestra Política de Crédito deben quedar debidamente detallados por escrito, debiendo definirse además los diferentes roles y responsabilidades de todos aquellos involucrados en el proceso.
Básicamente, la Política de Crédito debería cubrir los siguientes puntos:
- ¿Qué tipo de crédito concedemos y con qué propósito?
- El Formulario de Solicitud de Crédito (Credit Application Form) y la matriz de decisiones (Approval Matrix). En otras palabras: Cómo se solicita el crédito y quienes tienen autorización para concederlo, renovarlo o revocarlo.
- Proceso de entrega/bloqueo de bienes y/o servicios (Order Release)
- Proceso de reclamación de impagados en fase amistosa (Dunning)
- Proceso de contabilización de cobros de clientes (Cash Application)
- Proceso de Reclamación de impagados por vía para legal (Collection Agency/Legal).
- Provisiones contables por dudoso cobro /incobrables (Bad Debt/Write Off).